Iedereen wordt gekleurd door voorkeuren en vooroordelen. Probeer je hiervan bewust te zijn. Baseer je zoveel mogelijk op feiten en minder op gevoel. Als werkgever is het belangrijk dat je niet te snel een conclusie trekt of een waardeoordeel hebt over een medewerker, zonder uitleg of toelichting. Dit roept vaak weerstand op.
‘Ik heb het gevoel dat je niet meer gemotiveerd bent’ is minder effectief dan bijvoorbeeld, ‘Vroeger liep je vaak bij me binnen met ideeën ter verbetering, dit jaar is dit niet gebeurd. Hoe komt dat?’ Focus daarbij op de toekomst. Bijvoorbeeld door te vragen: ‘Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik de twijfel wegneem?’ Ga het gesprek aan met elkaar.
Tips om objectiever te beoordelen
- Naast objectieve waarneming dien je aandacht te hebben voor persoonlijke problemen en onzekerheden van je medewerkers. Zeker wanneer dit hun functioneren beïnvloedt. Stuur eens wat vaker een appje, of loop vaker bij ze langs. Zodra het bekender aanvoelt dat je in de buurt bent en interesse toont, groeit ook het vertrouwen.
- Laat je niet leiden door woede of angst. De beoordeling bijvoorbeeld laten leiden door krapte op de arbeidsmarkt, het idee dat je niet mag afwijken van een bepaalde norm, werkt verlammend en zal de organisatie niet ten goede komen. Focus op verbetering: op processen en competenties.
- Recente gebeurtenissen hebben een grotere invloed op de beoordeling dan gebeurtenissen uit het verleden. Maak gedurende het jaar aantekeningen om tot een afgewogen oordeel te komen.
- Leg de beoordeling en gemaakte afspraken vast in een verslag. De medewerker hoeft het niet eens te zijn met de inhoud, maar moet wel aangeven dat hij het verslag heeft gelezen. Jij bewaart het in het personeelsdossier, de medewerker krijgt zelf een kopie.
- Na afloop van een beoordelingsgesprek plan je een vervolggesprek in waarbij wordt gekeken naar verbeterpunten en uitbreiding van competenties. Zodat er stappen kunnen worden gezet en de verwachtingen duidelijk zijn.
Het beoordelingsgesprek
Als werkgever is het beoordelingsgesprek hét moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je formeel prijzen. Je medewerkers die onder de maat functioneren, stuur je met de juiste woorden en aanpak tactisch bij. Kom niet met verrassingen, zeker geen onaangename. Wanneer je ontevreden bent over een medewerker, en zelfs van plan bent om niet met hem of haar door te gaan, mag dit niet onverwacht boven tafel komen. Tijdens het functioneringsgesprek en tussentijdse 1-op-1 momenten heb je dat dan al vaker laten blijken.
Tips voor het plannen van het beoordelingsgesprek
- Kondig het gesprek ruim van tevoren aan.
- Gebruik het eerdere verslag om je goed voor te bereiden.
- Neem de tijd en kies een rustige plek.
- Als je slecht nieuws hebt, draai er niet omheen en maak dit van tevoren duidelijk.
- Bied iets te drinken aan.
- Begin het gesprek met een luchtig onderwerp of stel een paar informele vragen.
Tips voor gedurende het gesprek
- Luisteren, samenvatten, doorvragen. ‘Dus als ik het goed begrijp is je uitdaging voor de komende periode…’.
- Trek zo min mogelijk conclusies. Als er steeds dingen fout gaan, vraag naar het waarom in plaats van meteen te beschuldigen.
- Bespreek samen het einddoel van een bepaalde tijdsperiode. Vraag bijvoorbeeld: ‘Hoe stellen we samen over drie maanden vast of je de gewenste ontwikkeling hebt gerealiseerd?’ of ‘Met welk resultaat ben jij over drie maanden tevreden?’
- Bepaal naast de lange termijn-afspraken de korte termijn-acties. Dit maakt het behapbaar en creëert een gevoel van vooruitgang.
Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP)
Afspraken die je maakt tijdens het gesprek kun je vastleggen in een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). In dit plan leg je vast hoe de ontwikkeling van de medewerker aansluit bij zijn persoonlijke doelen en die van jou als werkgever. Het maken van een POP kost enige tijd, maar het is een investering die zich zeker zal uitbetalen. Medewerkers die doorgroeien naar andere functies zijn breder inzetbaar. Je organisatie wordt daardoor flexibeler. Bovendien neemt het verzuim af en de werksfeer en tevredenheid nemen toe. Als je je mensen weet te binden, houd je opgebouwde expertise binnenshuis. En dat helpt in een steeds krapper wordende arbeidsmarkt door vergrijzing en een teruglopende instroom van jongeren.
SMART
Doelen moeten haalbaar zijn. Dat werkt motiverender. Als uitgangspunt neem je de visie en de bedrijfsdoelen voor de komende periode. Vervolgens koppel je die aan de rol van de betreffende medewerker. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en
Tijdsgebonden.
Een voorbeeld van een SMART-doel is: ‘Aan het einde van dit jaar zal persoon X de website hebben aangevuld met 40 wekelijkse vlogs, 10 maandelijkse webinars en 2 interviews.’
Functieprofielen en competenties
De inhoud, vereisten en toegevoegde waarde van een bepaalde functie worden vastgelegd in een functieprofiel. Het opstellen van een functieprofiel vraagt op korte termijn tijd, maar verdient zich altijd op lange termijn weer terug. Een functieprofiel wordt ook wel een succesvoorspeller genoemd. Het maakt jou, medewerkers en sollicitanten duidelijk wat er in de functie verwacht wordt. Jij als ondernemer kunt hierop sturen en selecteren, zodat de eerste stap naar succes wordt gezet. Een competentie is een combinatie van kennis, vaardigheden en houding. Kortom: naast de benodigde kennis moet iemand ook het vermogen (kunnen) en de juiste houding hebben (willen).
Het voordeel van werken met competenties is dat je de kennis, vaardigheden en houding van de medewerkers kunt afstemmen op je bedrijfsdoelstellingen. Als je duidelijk voor ogen hebt welke competenties jouw bedrijf nodig heeft om je visie te realiseren, kun je daarop inspelen.
Let wel: het is hierbij van belang om zo objectief mogelijk te zijn en feitelijk naar de toekomst te kijken. Het is goed om door de bedrijfscultuur heen te kijken. Een goede tool hiervoor is intervisie.
Intervisie
Intervisie is eigenlijk een ander woord voor leren van elkaar: collega’s bespreken onderling knelpunten en leermomenten in hun werk. Bij een intervisiegroep komen vijf tot tien medewerkers (soms van verschillende afdelingen) wekelijks of maandelijks bij elkaar om van elkaar te leren. Ze praten over hun functioneren door het behandelen van cases met problemen die ze ervaren op het werk. Op basis van deze gesprekken leren ze hoe anderen met hindernissen omgaan en doen ze ideeën op over hoe ze de problemen kunnen aanpakken. Ondersteun als werkgever dit soort initiatieven, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van tijd, ruimte en catering. Dit soort groepsgesprekken is een goede manier om op laagdrempelige wijze invulling te geven aan leren in de organisatie.
Lees ook: MKB Leercultuur
